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协同办公整体解决方案

2023-09-21 15:48:59

协同办公整体解决方案

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协同办公整体解决方案

  • 协同办公整体解决方案

协同办公功能架构

 

协同办公主要功能模块:

 

● 流程绩效管理   

 

● 会议管理   

 

● 知识管理   

 

● 文化管理   

 

● 公文管理   

 

● 客户管理(CRM)     

 

● 合同管理 

 

● 采购管理    

 

● 预算费控管理     

 

● 人事管理

 

流程绩效管理

 

基于大数据的BPM绩效管理:帮助组织优化流程,提升执行力

 

BPM绩效分析:从不同角度查看BPM流转效率,并可通过多种方式进行BPM间、节点间、部门间、人员间的效率对比排名哪个BPM运行有障碍,哪个节点出了问题,哪个部门或人员效率低下,一目了然。

 

 

按流程模式查看:

 

 

按部门/人员模式查看:

 

 

会议管理

 

管理离不开会议,实现会议前中后管理,可显著提高会议的质量,让会议变得有效,让会议执行更落地。

 

● 图形化会议室申请,直观展示会议室占用状态

 

 

● 在线发起会议通知,提前传送相关资料

 

 

● 在线反馈会议回执,前期意见收集反馈

 

 

● 会议纪要在线填写、及时推送

 

 

会前准备、会前通知:发起会议通知时,确定会议地点

 

会议回执:参会人员信息可直观查看该通知接收人的回执状态,同时可帮用户统计各类状态的人数。

 

参会签到:会议综合指示屏/会议信息总览——单个会议室显示屏扫码预定会议室——会议二维码,支持扫码签——通过小程序分享,邀请微信好友。

 

会后纪要:选择相关的会议,进行会议纪要的起草或查看。会议纪要查看阅读。

 

知识管理

 

建立企业文档库

 

 

同时建立单位学习区,将需要员工学习的知识文档通过发送、转发、共享等方式,主动推送到指定人员或位置。也可以将知识发布到知识广场进行分享,员工可主动点击学习。

 

按权限和业务,用主动的方式推送给相关员工,让员工更快的成长。

 

通过开放的、可管理的知识活动公共平台共享知识,积分激励鼓励单位成员贡献个人经验、分享传播知识,有效扩充组织知识财富。

 

 

知识检索功能

 

通过全文检索功能进行知识查询检索

 

 

通过文档中心内置检索功能进行知识检索

 

 

个人知识中心让知识访问更快捷,获取更精准,内容体系更开放,可快速定位相关知识,同时支持多种检索条件和关键字全文检索策略。

 

建立知识互动功能

 

 

提供对知识的收藏、下载、评论、推荐、评分等多种互动方式,并结合积分激励机制加强知识互动,通过自定义知识关联还可构建个性知识地图,进行知识学习。

 

文化管理

 

文化建设模块—公告、九游·新闻、调查、享空间、讨论等模块组成。

 

九游·新闻公告:作为企业发布消息的有效途径。

 

 

支持功能:呈现方式多样,支持图片展示,最新、最热、焦点分类,支持打印、收藏、回复、点赞。

 

调查讨论:作为企业文化建设的一部分,是建设企业文化非常重要的模块。

 

 

更加互联网化的讨论方式

 

汇聚常见论坛应用

 

最赞回复等

 

增强组织氛围塑造

 

拉近员工之间距离

 

 

调查呈现多种方式

 

调查支持图片+文字形式

 

调查统计自动完成

 

享空间:基于主题的信息发布与交流,适用于企业文化推广、团队分享类、图片展示类的场景。对组织级活动、或是想极力推广的活动置顶,让员工一打开就可看到核心内容,部门会议、员工培训、读书体验分享,公司组织公益活动、市场宣传、员工生活风采。

 

 

公文管理

 

完全符合国家公文规范要求的仿真公文,数千家的政府、事业和国企单位选用,让组织正式文件传递更快。

 

 

客户管理

 

客户管理模块及流程

 

 

企业管理者可以通过客户管理门户实时掌握所关心的销售数据、处理各类销售审批流程。

 

 

企业管理者可以使用手机随时查看各类销售数据,处理所有销售事务。

 

 

企业管理者可以根据系统提供的销售数据的分析结果,制定公司战略。

 

 

所有的销售动作都被系统自动保存,防止信息孤岛。管理者可以检查销售员的工作情况,并给与考核。

 

 

销售主管根据系统提供的销售信息,定期与销售员进行沟通;并根据一线销售情况分配客户、商机资源,保障业绩达成。

 

 

销售员可以通过知识共享中心随时了解行业九游·案例、各类营销信息,以便于更好的开展销售工作。

 

 

销售员通过电话、邮件、登门拜访等方式,采集客户信息,并将客户信息录入系统中。支持在电子地图中录入用户地址;上传 Logo 图片。

 

 

销售员在维护自己的客户时,一旦发现商机,就将商机信息录入系统中。便于后续跟进。销售员在维护自己的客户时,一旦发现商机,就将商机信息录入系统中。

 

销售员获得了商机,接下来就将展开商机跟进,与销售主管探讨客户分析、跟进计划、形成合理营销方案。

 

 

除了专程拜访客户来进行商机跟进以外,还可以通过市场活动等方式进行商机跟进。快速组建动态团队,使得市场部、销售部、电销部等参与部门高效协作,保障市场活动成功举行。

 

 

经过周密地计划,精准地执行,商机成交了。销售员在高兴的同时,需要填写销售订单,并与服务人员、仓库管理员沟通后,进行销售交付。在进行销售交付时,系统自动发起交付流程,无缝衔接销售订单,保证及时交付,提高客户满意度。

 

 

在售后服务环节,销售、九游·产品、服务人员通过系统进行有效沟通,信息透明畅通,保证服务及时、准确、高效,保障客户满意度,促进合作再次达成。

 

自动根据售后问题种类(种类可自定义)归类形成售后服务九游·案例。

 

 

九游·产品管理

 

库管员或者经过授权的管理人员可以对公司的九游·产品进行合理调整,保障销售交付。库管员通过九游·产品入库,更新九游·产品的库存数量和库存单位成本价。

 

 

合同管理

 

企业在日常合同管理中碰到的难点:

 

1、合同纸质文件,不宜保存,信息分散,共享效率低

 

2、部门涉及多、口径不统一,合同数据汇总、分析管理难

 

3、财务数据不通,收付款信息反馈不实时

 

合同管理的功能模块:

 

 

合同管理的流程:

 

 

 

功能1:合同门户、关键数据呈现

 

管理者第一时间实时掌握所关心的合同数据、处理各类合同审批流。

 

 

功能2:业务移动化

 

企业管理者可以使用手机随时查看各类合同数据,处理所有合同事务。

 

 

功能3:应收/应付账款统计

 

企业管理者可以根据系统提供的合同数据的分析结果,制定公司战略。

 

 

功能4:台账查询

 

所有与合同有关的信息自动保存,获得权限后可以随时调档查看。

 

 

功能5:录入单笔合同信息

 

数据全部完整保留、管理痕迹链条记录完整,对大额合同执行可完全监控。

 

 

功能6:合同审批

 

合同网上电子审批,实现天地互联,已经成为现代组织的主流趋势。

 

功能7:合同签订

 

电子表单规范了合同审批内容,统一了合同版本,保障合同精准传递。

 

 

功能8:合同录入

 

对于历史既有合同,系统开放了信息录入窗口,实现合同管理升级的有效过渡。

 

针对合同履约难的问题,也同时做了功能模块。

 

付款问题:

 

有了合同管理系统,合同经办人员不必再担心遗忘合同收、付款,合同变更也变简单了。系统在关键履约控制点,人性化提前提醒相关人员,智能化触收、付款流程。付款过程中,经办人无需进行复杂的数据处理,只需填写实际发生的数据信息即可。所有复杂的数据处理交给系统来完成。

 

 

收款问题:

 

收款的重要性不言而喻,系统为经办人提供了全方位的保障。

 

 

合同变更问题:

 

合同变更是个 “麻烦事”,不用担心,系统会帮您统统搞定!

 

 

采购管理

 

 

(1)通过需求汇总生成、计划编制,完成采购计划的制定;

 

(2)通过采购询价、供应商报价完成采购询报价,实现供货价格的透明管理;

 

(3)通过价格审批完成采购物料的比质比价,选择合适的供应商;

 

(4)通过需求日期、计划日期分析控制,保障需求物资及时采购;

 

(5)逾期未订货、逾期未到货自动提醒,保障物资及时供货;

 

(6)采购入库、采购发票自动更新采购订单执行情况,为采购付款提供数据依据;

 

(7)采购过程全过程监控,业务数据查询、统计分析,保障企业的正常生产、经营。

 

 

● 规范业务管理:固化管理制度、加强需求收集、价格审批控制、计划编制与执行跟踪,控制风险实现准时化采购。

 

● 提升管理效率:业务前后关联,流程自动流转,过程实时监督,随时掌握、分析业务执行情况。

 

● 标准化与个性化管理有机结合:在企业统一的管理标准下允许用户采取个性化措施。

 

● 数据准确:业务数据自动关联、计算、校验、存储,保障数据真实、可靠,有效地支撑管理决策。

 

● 预警监控:采购全过程监控,计划、订单超期自动提醒,保障企业的正常生产、经营。

 

预算费控管理

 

 

如果你是部门经理,你是否遇到以下问题:

 

(1)每月月底不知道部门预算还剩多少,还能批多少报销;

 

(2)年初定好的预算,但还没到年底发现预算已经不够了,想了解预算花费到哪些地方了,却无从查起;

 

 (3)部门企业员工经常在外出差,因公司报销慢,占用大量备用金;

……

 

如果你是企业员工,在费用报销过程中是否有以下烦恼:

 

(1)报销申请之后,想了解到了报销进度,不知道去何处了解;

 

(2)领导出差了,报销审批走不下去,不知道报销何时才能完成;

 ……

 

3.适用对象:该应用适用于各行各业需要通过预算管控费用支出,但尚未建立财务共享中心的大中型企事业单位或集团。

 

九游能为你做到:

 

● 费控全流程管理 

 

打通“消费--报销--记账”全流程,集费用管控、报销、对公付款、主管审批、支付记录、费用分析等功能于一体,实现全流程费用管理。

 

● 九游·产品功能配置灵活

 

可灵活配置集团型、流程型、业务型及职能型组织架构,并支持自定义配置审批流程、表单样式、预算科目、报销标准、报销额度、费用类别、项目等,便于系统快速上线运行。

 

● 全方位费用管控体系

 

可按照年度/季度/月份、项目、部门、费用类别等维度编制和调整预算,支持全费用类别的报销额度控制,也可按项目、部门进行额度管控。

 

● 业务流程扩展性强

 

除费用管控外,可扩展至其它财务流程,如发票申请、经费申请、电子发票验真等,以及对接绩效考核、采购、合同等各种业务应用流程

 

人事管理

 

人事管理设计理念

 

 

人事管理模块

 

 

用人部门提出招聘需求

 

由部门主管发起-招聘分管领导确认-人事专员展开招聘-招聘完成流程结束

 

 

应聘人员应聘邮件转协同

 

 

应聘人员登记、信息记录

 

 

三级面试,面试人员记录面试信息

 

初试、复试、终试 三级面试 

 

企业人才库

 

自动发起入职流程

 

劳动合同签订、续签、变更、终止

 

续签、变更劳动合同,自动读取当前劳动合同信息; 

 

劳动合同签订流程结束后,自动更新 原有劳动合同的状态,并新增劳动合同记录;

 

不续签劳动合同的员工,自动发起员工离职流程;

 

 

传统手工操作提升到协同人事

 

 

移动考勤、打卡定位

 

 

请休假流程发起、工作代理

 

工作代理、 多假别,请假后按实际情况销假,组合请假

 

 

人事变动发起企业公文

 


 

协同人事任免公文转公告

 

 

人员档案维护

 

 

丰富的报表查询、数据统计功能

 

 

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